Als europaweit tätiger Personaldienstleister und ausgezeichnet mit dem Siegel für Kundenzufriedenheit, haben wir es uns zur Aufgabe gemacht Menschen zusammen zu führen. Der richtige Mensch am richtigen Arbeitsplatz - das ist unser Ziel.
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Unser Mandant ist ein etabliertes Unternehmen im Bereich der Elektrotechnik und bietet umfassende Dienstleistungen rund um elektrotechnische Anlagen und technische Infrastruktur. Am Standort Kassel arbeiten verschiedene Fachbereiche eng zusammen, um Projekte und operative Abläufe zuverlässig umzusetzen.
Zur Verstärkung des Teams suchen wir eine organisationsstarke Persönlichkeit, die Freude an administrativen Aufgaben hat, gerne Verantwortung übernimmt und mit einer strukturierten Arbeitsweise zu einem reibungslosen Standortbetrieb beiträgt.
Aufgaben
- Büroorganisation und Administration: Sie koordinieren den Büroalltag, betreuen die Telefonzentrale, bearbeiten die Ein- und Ausgangspost und übernehmen die strukturierte Dokumentenverwaltung.
- Termin- und Veranstaltungsmanagement: Sie organisieren Besprechungen, Schulungen und Veranstaltungen und kümmern sich um die Koordination und Vorbereitung der Besprechungsräume.
- Personaladministration: Sie unterstützen bei Neueinstellungen, verwalten Urlaubs- und Krankmeldungen und pflegen Personalübersichten sowie Mitarbeiterdaten.
- Schulungen und Qualifizierungen: Sie verwalten Schulungsnachweise, koordinieren arbeitsmedizinische Untersuchungstermine und unterstützen bei Unterweisungen und Qualifizierungsmaßnahmen.
- Beschaffung und Bestellwesen: Sie bearbeiten Beschaffungsanträge und organisieren die Bestellung von Bürobedarf, Arbeitskleidung, Werkzeugen und weiteren Arbeitsmitteln.
- Rechnungswesen: Sie prüfen und archivieren Eingangs- und sonstige Rechnungen und unterstützen bei der Reisekostenabrechnung.
- Fuhrparkmanagement: Sie unterstützen bei der Verwaltung von Poolfahrzeugen und koordinieren Reparaturen, Inspektionen, Ummeldungen und Werkstatttermine.
- Verwaltung von Arbeitsmitteln: Sie organisieren den Wareneingang von Werkzeugen und Messgeräten und koordinieren Reklamationen, Reparaturen und Gewährleistungsfälle.
- Prüfungen und Fristenmanagement: Sie übernehmen die administrative Dokumentation und Nachverfolgung von Prüfungen, Unterweisungen, Schaltberechtigungen und weiteren sicherheitsrelevanten Terminen.
- Systempflege und Office-Management: Sie pflegen Aufträge und Dokumente in digitalen Systemen und unterstützen bei der Büro- und Küchenorganisation sowie bei weiteren administrativen Aufgaben der Fachbereiche.
Anforderungen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie bringen praktische Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung oder Administration mit und sind mit der eigenständigen Bearbeitung administrativer Geschäftsprozesse vertraut.
- Sie besitzen grundlegende Kenntnisse in der Personaladministration, beispielsweise bei der Pflege von Mitarbeiterdaten, der Verwaltung von Abwesenheiten oder der Organisation von Schulungen und Unterweisungen.
- Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und haben Erfahrung mit digitalen Verwaltungs- oder ERP-Systemen.
- Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenständig und können administrative Aufgaben sowie wiederkehrende Fristen zuverlässig koordinieren und nachverfolgen.
- Sie verfügen über ein gutes Organisationsvermögen und behalten auch bei mehreren parallel anfallenden Aufgaben den Überblick.
- Sie kommunizieren verbindlich, arbeiten serviceorientiert und stimmen sich zuverlässig mit unterschiedlichen Fachbereichen, Kollegen und externen Dienstleistern ab.
Benefits
- Unbefristete Festanstellung in einer zukunftsorientierten und langfristig aufgestellten Unternehmensgruppe
- Attraktive außertarifliche Vergütung inklusive Erfolgsbeteiligung
- 30 Tage Urlaub pro Jahr
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
- Kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit mit den relevanten internen Fachbereichen
- Regelmäßige Mitarbeiterevents für den Austausch und das Miteinander im Unternehmen
Möchten Sie dieses Team durch Ihre Kompetenz verstärken? Wir freuen uns auf Sie!
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.
Frau Maria Schneeberger steht Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung und freut sich auf Ihren Anruf.
Um unsere Umwelt zu schonen, bitten wir nach Möglichkeit um Ihre Bewerbung in elektronischer Form. Über den Button "jetzt bewerben" können Sie uns eine Expressbewerbung senden.
Wir legen großen Wert auf Diskretion und beachten selbstverständlich konsequent Ihre Sperrvermerke.
Datenschutz der IBS-GmbH:
Wir verfolgen den Grundsatz der Chancengleichheit. Wir treffen Einstellungsentscheidungen basierend auf Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und respektieren die nationalen Datenschutzgesetze sowie die EU-Rechtsvorschriften zum Datenschutz. Sofern nicht anders vereinbart, erlauben Sie uns durch Einreichung Ihrer Bewerbungsunterlagen, Ihre persönlichen Daten in der elektronischen Datenbank zu speichern zum Zwecke der Feststellung Ihrer Eignung für diese Position und für zukünftig angebotene Stellen sowie zur Verfolgung Ihres Bewerbungsprozesses.
Wenn Sie wünschen, dass Ihre persönlichen Daten gelöscht werden, können Sie uns jederzeit schriftlich darüber benachrichtigen.
Hinweis im Sinne des Gleichbehandlungsgesetzes
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.